Etika bisnis di Malaysia

Oleh: M Iqbal Maulana

”Becoming knowledgeable in every country's "silent language" of etiquette is essential for developing good business relationships overseas. One of the first things you need to do is mind your meeting manners”.(Ann Marie Sabath, dalam bukunya "International Business Etiquette: Asia and The Pacific Rim”, 1999).

SEORANG pengusaha sejati akan terus melakukan inovasi dalam menjalankan bisnisnya, salah satunya adalah melakukan ekspansi bisnis di luar negeri. Langkah pertama yang dilakukan tentu memilih negara tujuan yang memiliki potensi keuntungan menggiurkan.

Tidak perlu jauh melirik pasar yang berjarak beribu-ribu mil jauhnya. Seperti kata pepatah,”gajah di seberang lautan tampak, semut di pelupuk mata tak tampak”, terkadang kita melupakan potensi yang dekat dengan negara tetangga kita, Malaysia. Memulai bisnis di negeri jiran tidaklah susah, mengingat mayoritas penduduk Indonesia dan Malaysia berasal dari rumpun yang sama, yaitu melayu dengan berbagai persamaan sifat dan tinglah laku.

Meski demikian, perbedaan budaya tetaplah ada, dan terkadang bertolak belakang satu sama lain. Melakukan sebuah kesalahan dalam memulai bisnis tentu akan menyebabkan hilangnya potensi keuntungan yang seharusnya dapat diraih. Ann Marie Sabath dalam bukunya "International Business Etiquette: Asia and The Pacific Rim” menyatakan, sebelum memulai bisnis di negaranegara kawasan Asia Pasifik, pebisnis harus mempelajari etika bisnis yang berlaku di setiap negara, karena mereka mempunyai karakteristik yang berbeda-beda.

Guna lebih memantapkan upaya kita memulai bisnis di Malaysia, dalam tulisan berikut akan disampaikan beberapa tips dalam proses bisnis dengan Malaysia. Disarikan dari website www.executiveplanet.com, akan disampaikan informasi cara berpakaian (business dress), membuat janji pertemuan (making an appointment), tips melakukan pembicaraan (doing conversation) dan melakukan kontrak bisnis (making a deal).

BUSINESS DRESS

Malaysia beriklim panas dan lembab sepanjang tahun. Suhu udara berkisar antara 24-35 derajat Celcius dan kelembaban antara 60 dan 70 persen. Dengan situasi ini, pakaian berbahan katun dan linen yang tipis adalah pilihan yang terbaik. Sebagai seorang asing, jenis dan warna pakaian yang konservatif lebih aman digunakan pada pertemuan bisnis pertama sebelum kita mengetahui dengan pasti counterpart kita.

Hindari warna kuning karena warna tersebut biasa digunakan oleh keluarga Kerajaan Malaysia. Pakaian standar resmi kantoran untuk pria adalah celana panjang warna gelap dan kemeja lengan panjang dengan warna cerah lengkap dengan dasi, tanpa jas. Meski demikian, banyak juga pebisnis yang tidak mengenakan dasi karena kurang nyaman.

Meski demikian, pilihan baju bisnis yang teraman untuk pria pebisnis asing dari luar Malaysia adalah mengenakan setelan jas dan dasi, yang bisa dilepas sewaktu-waktu sesuai kondisi di lapangan. Sedangkan pakaian bisnis untuk perempuan adalah setelan blus lengan panjang dan rok dengan warna terang. Celana panjang tidak biasa digunakan di beberapa perusahaan Malaysia.

Dengan memperhatikan kepercayaan agama Islam, pakaian perempuan harus menggunakan blus yang setidaknya menutup lengan bagian atas dan rok harus selutut atau lebih panjang.

MAKING AN APPOINTMENT

Salah satu hal dasar dalam bisnis adalah melakukan pertemuan bisnis, yang harus dipersiapkan dengan matang agar menghasilkan hasil maksimal. Berkaitan dengan hal ini, para pebisnis asing harus mengetahui jam kerja (office hours) di Malaysia sebelum membuat janji pertemuan.

Secara umum, jam kerja di Malaysia dimulai dari jam 8 pagi sampai dengan jam 5 sore dengan waktu istirahat makan siang mulai pukul 12 sampai dengan pukul 1 siang. Sementara hari kerja yang berlaku adalah lima hari kerja mulai dari hari Senin sampai dengan hari Jumat. Jam kerja untuk Kantor pemerintah adalah pukul 8.30 pagi sampai dengan 4.45 sore.

Pada hari Sabtu kantor pemerintah buka dari pukul 8.30 pagi sampai dengan 12 siang. Selain itu, terdapat pula beberapa negara bagian yang mengikuti hari kerja sesuai agama Islam, yaitu mulai dari hari Sabtu sampai dengan hari Rabu. Hal ini diterapkan di negara bagian Perlis, Kedah, Kelantan, Trengganu, dan Johor. Adapun libur hari besar diterapkan berbeda- beda di masing-masing negara bagian.

Berbekal informasi dasar bahwa mayoritas penduduk Malaysia adalah muslim, maka sebaiknya jadwal pertemuan tidak dilaksanakan di sekitar waktu shalat, terutama pada hari Jumat siang saat orang melakukan shalat Jumat. Biasanya pada hari itu banyak perusahaan yang buka hanya separuh hari. Cobalah untuk membuat janji pertemuan setidaknya dua minggu sebelumnya, atau bahkan sebulan sebelumnya.

Dalam mengatur waktu pertemuan, kita juga harus mengenal counterpart kita. Mayoritas pengusaha Malaysia merupakan suku bangsa Cina yang terbiasa untuk disiplin dengan waktu, sehingga pertemuan dapat dilaksanakan on time. Sementara sebagian besar pegawai pemerintahan adalah etnis Melayu yang lebih santai dalam menghormati waktu. Karena itu, tidak perlu kaget dengan waktu pertemuan yang mengalami keterlambatan.

DOING CONVERSATION

Pembicaraan bisnis biasanya tidak secara langsung, tapi dimulai dengan diskusi hal-hal ringan, seperti seputar keluarga, olahraga, seni, masakan lokal, perjalanan dan tempat tujuan wisata. Pembicaraan itu merupakan sebuah cara untuk saling mengenal satu sama lain dan membuat orang lain dapat lebih menerima kita. Selain itu kita juga harus siap menerima beberapa pertanyaan yang bersifat pribadi, seperi status perkawinan, pendapatan dan bahkan berat badan.

Apabila kita merasa kurang nyaman dalam menjawabnya, usahakan untuk menghindarinya dengan ramah. Jangan sampai kita menanggapinya dengan ekspresi yang dapat membuat si penanya merasa malu. Tidak ada salahnya kita memberikan buah tangan kepada rekan bisnis kita, namun pilihan harus ditentukan agar tidak menimbulkan kesan negatif, seperti misalnya penyuapan apabila diberikan kepada pegawai pemerintah.

Hal yang perlu dihindari adalah membungkus hadiah dengan kertas putih, karena hal tersebut identik dengan kematian dan kemuraman. Juga hindari bungkus dengan warna biru, hitam dan kuning. Warna yang aman adalah warna hijau dan merah.

MAKING A DEAL

Sekarang kita memasuki tahap yang paling penting, yaitu membuat perjanjian bisnis. Jangan kaget apabila negosiasi biasanya berjalan lambat dan panjang, karena mereka membutuhkan waktu untuk saling mengenal. Menurut Ann Marie Sabath, kepercayaan adalah sebuah modal yang sangat penting di Malaysia.

Oleh karena itu, melakukan beberapa perjalanan bisnis ke Malaysia sebelum membuat sebuah kontrak adalah hal yang disarankan. Beberapa sifat dasar etnis Melayu yang muncul dalam proses negosiasi adalah subyektivitas, mereka biasanya memecahkan masalah berdasarkan pendapat pribadi mereka, yang bercampur dengan kepercayaan agama. Konsep dari luar budaya mereka hanya diterima apabila terdapat unsur kesamaan agama Islam.

Meski demikian, mereka cenderung tidak memberikan jawaban secara tegas dan langsung sebagai cara menghindari konfrontasi, misalnya dengan sengaja mengabaikan suatu pertanyaan, atau menyatakan “tidak” dengan ungkapan “ya, tapi…”. Oleh karena itu, hal tersebut harus dihadapi dengan tenang tidak mengungkapkan kekecewaan. Hal ini akan menunjukkan bahwa kita dapat mengontrol diri kita dan tidak membiarkan mereka mengontrolnya.

Dalam bernegosiasi dengan orang Malaysia, biasanya pembicaraan terhenti sejenak sekitar 10-15 detik menjelang waktu pembuatan kesepakatan. Apabila hal ini terjadi, tidak perlu menerjemahkannya sebagai suatu penolakan atau persetujuan. Mereka biasa melakukannya untuk mempertimbangkan sesuatu sebelum akhirnya memberikan jawaban final. Apabila dicapai kesepakatan, maka kontrak bisnis antara kedua belah pihak siap untuk ditandatangani.

Dalam hal ini. transaksi dan korespondensi biasanya dilakukan dalam bahasa Inggris. Jangan kaget apabila pengusaha Malaysia dari etnis Cina biasanya menunda penandatangan kontrak beberapa hari, karena mereka terkadang membutuhkan konsultasi dengan ahli perbintangan untuk menentukan “hari keberuntungan”. Satu hal terakhir yang paling penting harus kita ketahui tentang kebiasaan bisnis pengusaha Malaysia, adalah jangan menganggap penandatangan kontrak adalah kesepakatan final.

Menurut Ann Marie Sabath, “written contracts aren't regarded as set in stone.” Kontrak tertulis tidak dianggap sebagai suatu harga mati, karena tidak menutup kemungkinan rekan bisnis kita akan berupaya melakukan negosiasi ulang. Selain itu, yang tidak kalah pentingnya adalah perhatian dari pengusaha Indonesia juga harus mengenai perlindungan hak cipta dari barang produksinya, karena terdapat kecenderungan barangbarang produksi Indonesia mulai dicontoh dan direproduksi di Malaysia, misalnya Batik dan Jamu. Oleh karena itu, mendaftarkan hak paten suatu produk adalah suatu keharusan.

sumber: http://www.aksesdeplu.com/Etika%20bisnis%20Malaysia.htm